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経費精算をもっと時短で!経理の効率化を今おすすめしたい理由

あなたの会社の経理業務は、どのように行っているでしょうか。 会社独自のシステムか、それとも税理士に丸投げでしょうか。もしかしたら、紙媒体をずっと使っている会社もあるかもしれませんね。 1998年に電子帳簿保存法が制定され、追って2005年にはe-文書法が制定されました。その後、幾度も改訂を繰り返し、オフィス書類はペーパーレス化へと向かっています。 更に、これからの時代は、今以上にどんどん人手不足になっていくと言われています。経理も例外ではありません。 ペーパーレスと、人手不足。これからの時代を乗り越えるためには、経理も電子化をすすめ、システムを変えていく必要があります。 それはとても大変なことですが、でも、思った以上のメリットもあるのです。 では一体、具体的にどのようにすれば良いのでしょう。

毎月煩雑な経理業務。一体どんな仕事がある?

経理とは、会社の資産や出納を管理する仕事です。 しかしいつも締日や精算に追われ、忙しそうなイメージが付き纏います。 実際、どのようなことをしているのでしょう。まず、数ある経理業務について洗い出してみましょう。

■経費精算・計上

社員が使用した経費を、レシートや請求書と突き合わせて、正しく申請されているかを確認して計上します。

■給与計算

社員の勤怠をチェックし、給与を計算して振り込みをします。

■売掛金・売上管理

顧客ごとに売上及び売掛金を管理し、入金があれば消込を行います。

■買掛金・仕入管理

取引先ごとに仕入及び買掛金を管理し、支払を行います。

■請求書発行

上記の情報から、毎月請求書を発行・送信します。 思ったより業務が幅広いですね。ではこの中で一番ボリュームがあり、時間がかかる作業はどれでしょう。 実は、多くの企業が「経費精算」と答えることと思われます。 忙しい経理業務をうまく回していくには、この経費精算業務を始めとする大きな業務を、いかに効率化できるかにかかっているのです。

経理業務を効率化するには?

効率化

では、経理業務を効率化するにはどのような方法があるのでしょう? 代表的なメソッドをいくつか紹介しましょう。

専用システムを作って効率化

自社、もしくは外注で、独自の専用システムツールを作って導入する方法です。複雑な経理を自社のやり方に合わせて一元化できます。 オーダーシステムとなるためとても便利ですが、初期投資と保守費用が嵩むケースもあります。

業務委託の利用

人手不足の今、業務委託会社が破竹の勢いで業績を伸ばしています。 ある研究によれば、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)市場全体の規模は2014~2020年度は年平均成長率2.2%とも言われているほどです。 (参照:日経XTECH:国内BPO市場は2%成長で20年度に4兆円) 会社にもよりますが、経費精算の他にも給与計算や請求書、売買掛金の管理や会計ソフトへの入力まで丸ごとお任せすることもできます。 しかも、社員一人の給与と比べると驚くほど安価です。

経費精算システムの導入

今、一番トレンドな方法です。 コンカーが行った調査によると、経費採算に要する生涯日数は52日、社員の多くが負担感を感じているそうです。 (参照:SAP Concur サラリーマンの経費精算に関する実態調査) 経費精算システムは、毎月大変な経費精算の入力・決済をサポートします。 ICカードやクレジットカードのデータと連携して、使ったその場で経費を自動計上し、そのまま上長や経理へ承認申請が出せます。旅費精算では、特にその威力を発揮するでしょう。 他にも、銀行の取引データをダウンロードして、そのままシステムに取り込めるものまであります。 多くのシステムがPCだけでなくスマートフォンにも対応しているため、社員一人一人が隙間時間に経費申請を行ったり、レシートを撮影してデータ取り込みを行ったりすることも可能です。 しかも自動仕訳も行ってくれるので、経理部の負担はぐっと軽くなるでしょう。 この中でも、特におすすめしたいのが、経理BPOと経費精算システムの導入です。

経理BPOをおすすめする理由

経理BPO

経理BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」のことです。つまり業務委託ですね。

経理BPOのメリット

では、経理を業務委託するメリットはいったい何でしょう? ひとつは、コスト削減です。人件費や社会保険料がかからないため、社内の人間が業務を行うより大変なコストダウンになります。 もう一つは、社員の負担軽減です。 締日や決算が近づくと残業続きになる経理部も多いのではないでしょうか。アウトソーシングで経理や経費精算を委託してしまえば、その負担はかなり軽くなります。 本来のコア業務に集中することができ、残業が減った分プライベートも充実することでしょう。

経理BPOのデメリット

ただし、良いことばかりはありません。少なからずデメリットも存在します。 他社の人間がデータを扱うため、情報漏えいのリスクが上がります。また、ミスがないとも限りませんので、委託後のチェック機能の見直しも必要でしょう。

おすすめの経理業務委託会社

経理の業務委託といっても、委託する会社によってそれぞれ特色が違います。 いくつかおすすめの会社をピックアップして比較してみましょう。

Mamasan&Company株式会社

国内外のスタッフが登録。経理をはじめとして、給与や労務、採用代行・秘書業務・コール業務まで、多岐にわたる業務を代行しています。 そのため、業務を組み合わせて纏めてアウトソーシングしたり、掲載されていない業務について相談することも可能。 予算に合わせてのプランニングもしてくれます。 https://mamabpo.jp/

グローウィン・パートナーズ

仮払・立替経費承認代行に特化したアウトソーシング会社です。 社員の人数が多く、経費申請が多い会社におすすめです。 添付証票の確認や申請書の金額及び内容の確認、伝票起票等も行ってくれる上、経費を専門にしているだけあって、チェックの精度も高いです。 http://www.growin-ac.jp/service/expense-os.html

CasterBIZ

100人に1人の採用枠と宣伝しているほどですから、品質がとても高いです。 経理の他にも、秘書・翻訳・WEBサイト運用など、幅広く対応しています。 導入のためのオンラインセミナーを行っていたり、毎月の実働時間で料金プランが決まっていたりと、独創的な取り組みが多いです。業務委託の会社にも、個性があることがわかりますね。 自社にぴったりの会社を探してみましょう。
  https://cast-er.com/

経費精算システムをおすすめする理由

経費精算システム

経費精算システムとはどんなもの?

では、もうひとつのおすすめ、経費精算システムについてです。 スマートフォンやタブレットの普及により、ビジネスシーンでも活用されることが増えました。 経費精算システムはそれらをうまく利用し、社員一人一人がリアルタイムで経費申請ができるように考えられたシステムです。

経費精算システムのメリット

経費精算システムのメリットについては、計上・確認の手間と時間の大幅な削減ができることが何よりも大きいでしょう。 その他にも、各種のデータ連携をすることでリアルタイムで経費計上ができるため、申請漏れや承認漏れも随分と減るはずです。 また、データ連携をすれば、不正申請のチェックにもなります。 すべてを確認していた経理部の負担もかなり減ることでしょう。

経費精算システムのデメリット

  まずひとつは、社員全員がシステムに対応できる訳ではないということです。 新しいシステムを覚える手間もそれなりにかかります。 また、すべての経費精算システムで、同一の機能が使える訳ではありません。 各社一長一短がありますので、自社にとって使いやすいものを探す必要があるでしょう。

おすすめの経費精算システム

経費精算システムも多くありますが、特に3つほどピックアップしてみましょう。

楽楽精算

作業時間80%軽減、経費精算費用65%削減を謳う経費精算特化のシステム。 簡単で使いやすいデザインと、暗号化通信&IPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ面での機能は飛びぬけています。 専任のサポートもいるので、安心して使用することができます。 https://www.rakurakuseisan.jp/

コンカー

コンカーは、世界で5000万人以上が利用する出張・経費管理のシステムです。社員の出張や交通費精算が多い企業におすすめです。 様々な会社のシステムやアプリと連携して、タクシー代や交通費をその場で精算申請することができ、交通系ICカードとの連携もバッチリ。 また、多言語・多通貨に対応しているのも大きな魅力です。 https://www.concur.co.jp/

マネーフォワードクラウド

各種メディアでよく掲載されている、知名度抜群のシステムです。 銀行やクレジットカードの情報を取り込み、自動仕訳で経費を計上。 経費精算の場合でも、レシートの自動読み取りをはじめ、面倒な作業は自動化&手入力の手間を徹底して省くよう考えられています。 他社からの乗り換えにも幅広く対応していています。 https://biz.moneyforward.com/
業務委託会社のように、経費精算システムにもそれぞれ特徴があります。 自社がどのような経費の計上が多いかを把握して、じっくり探してみてください。 お試し期間を設けているところもあるので、積極的に使ってみるのも良いかもしれませんね。

まとめ

いかがでしたでしょうか。 今まで社員の多い企業にとっては、大変時間も手間もかかる作業だった経費精算。 業務委託や経費精算システムを使えば、人手不足も何のその、こんなに楽になるのです。 各社の導入事例を見てみますと、月100時間近くも業務時間を短縮できた企業もあるそうです。 このように、うまく使えばとても便利なサービスですから、これからの労働力不足の時代に備えて、ぜひこの機会に電子化を進め、業務委託やシステムの導入を検討されてみてはいかがでしょう。 経理はもっと楽になりますから、どんどん効率化してくださいね。